При взаимодействии с заявителями Орган по сертификации-Л заключает договор, юридически регулирующий, как его обязательства, так и обязательства заявителя, и устанавливающий их взаимную ответственность.
В договорной документации Органа по сертификации-Л содержится ссылка на следующие условия, являющимися обязательными для Заявителя:
• постоянно выполнять требования процесса оценки соответствия, включая внесение соответствующих изменений, сообщаемых Органу по сертификации-Л;
• продукция Заявителя должна соответствовать требованиям к продукции, установленным в стандартах или других нормативных документах, определяемых схемой сертификации, если сертификация касается непрерывного производства;
• предоставлять на рассмотрение необходимые при оценке соответствия документы и записи;
• в процессе проведения оценки соответствия и инспекционного контроля обеспечивать доступ на соответствующие территории, к оборудованию, персоналу и подрядчикам Заявителя;
• принимать необходимые меря для участия наблюдателей при необходимости;
• выступать с заявлениями, касающимися проведения оценки соответствия, исключительно в рамках области сертификации;
• не использовать результаты оценки соответствия таким образом, чтобы нанести ущерб репутации органа по сертификации-Л, а также не делать никаких заявлений в отношении оценки соответствия своей продукции, которые Орган по сертификации-Л посчитает вводящими в заблуждение или незаконными;
• после приостановления, аннулирования или отмены действия документа о подтверждении соответствия требованиям прекратить его использование в рекламных материалах, содержащих какую-либо ссылку на подтверждение соответствия и принять меры согласно требованиям схемы сертификации;
• при ссылке на результаты оценки соответствия соблюдать требования, установленные Органом по сертификации-Л;
• соблюдать требования, предписываемые схемой оценки соответствия продукции, в отношении применения знака соответствия/обращения на рынке;
• вести записи обо всех полученных жалобах, разногласиях, апелляциях, ставших ему известными, которые касаются соблюдения требований по оценке соответствия, и предоставлять эти записи Органу по сертификации-Л по его запросу;
• принимать соответствующие меры по отношению к таким жалобам и любым недостаткам, обнаруженным в продукции, которые оказывают влияние на соблюдение требований по подтверждению соответствия;
• вести записи, относительно предпринятых действий;
• незамедлительно информировать Орган по сертификации-Л об изменениях, которые могут повлиять на его возможности соблюдения требований по оценке соответствия продукции: юридический статус, смена руководителя, изменения продукции, технологии изготовления; местоположение производства, существенные изменения в системе менеджмента качества;
• если возникнет необходимость, обращаться в Орган по сертификации-Л с жалобами, разногласиями и апелляциями в соответствии с правилами, указанными на сайте ОС-Л ООО «Серт Эксперт».